Для успешного бизнеса частью эффективного управления рисками является разработка и внедрение эффективных средств финансового контроля. Этот вид внутреннего контроля не только помогает защитить финансовые активы компании, но и обеспечивает соблюдение персоналом политики, процедур и законодательства. Понимание того, что на самом деле представляет собой финансовый контроль, и инвестирование в инструменты, которые помогут вам создать и внедрить его, даст вашей компании мощное преимущество в снижении рисков, обеспечении финансовой ответственности и принятии разумных стратегических решений о расходах.
Что такое финансовый контроль?
Организациям нужны способы мониторинга своих финансовых ресурсов и управления ими с использованием трех основных финансовых отчетов, которые включают отчет о движении денежных средств, бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках (также называемый отчетом о прибылях и убытках или отчетом о прибылях и убытках). Анализируя данные из этих основных финансовых отчетов, компании могут выявлять новые возможности, совершенствовать свои процессы для повышения производительности и обеспечивать их соответствие отраслевым и законодательным требованиям.
Поддержка этих функций, финансовый контроль обеспечивает основу для управления денежными потоками, распределения ресурсов посредством составления бюджета и защиты от потенциальных угроз, таких как мошенничество и кража.
Поддержка этих функций, финансовый контроль обеспечивает основу для управления денежными потоками, распределения ресурсов посредством составления бюджета и защиты от потенциальных угроз, таких как мошенничество и кража.
Правильно выстроенный финансовый контроль помогает:
Повысить операционную эффективность. Полный доступ к финансовым данным и система внутреннего контроля помогают компаниям оптимизировать распределение ресурсов, движение денежных средств и стратегическое снабжение для обеспечения мощной поддержки общей операционной эффективности. Соблюдение бюджета и целевых расходов структурными подразделениями, которые следуют процедурам внутреннего контроля, финконтроль облегчает достижение стратегических целей, сокращение расходов и неэффективности, а также защиту от незапланированных расходов, растрат и мошенничества с выставлением счетов.
Повысить прибыльность. Повышение эффективности, скорости и точности за счет оптимизированных бизнес-процессов финансовый контроль повышает производительность и прибыльность во всех областях бизнеса.
Упростить управление ресурсами. Финансы и закупки лежат в основе каждой организации, обеспечивая все другие области бизнеса ресурсами, необходимыми для функционирования. Надлежащий финансовый контроль дает владельцам малого бизнеса, финансовым директорам (CFO) и финансовым экспертам гибкость в распределении (или перераспределении) ресурсов там, где и когда они наиболее необходимы. Это повышает производительность и прибыльность в краткосрочной перспективе, но также обеспечивает долгосрочную безопасность и ценность за счет повышения гибкости и отказоустойчивости бизнеса.
Повысить подотчетность и вовлеченность на всех уровнях. Предоставляя четкие процедурные указания и определяя роли и обязанности всех заинтересованных сторон, начиная с высшего руководства и ниже, финансовый контроль помогает убедиться, что все осведомлены об обязательствах, которые они должны выполнять, помогает каждому понять важность этого процесса и улучшить взаимодействие между подразделениями.
Оптимизировать процессы формирования отчетности и аудита. Полная прозрачность данных для всех транзакций повышает качество и своевременность формирования финансовой отчетности. Оптимизация процессов также значительно упрощает проведение бухгалтерского (финансового) аудита и делает его более всеобъемлющим, поскольку все финансовые данные легко доступны уполномоченным сторонам.
Повысить прибыльность. Повышение эффективности, скорости и точности за счет оптимизированных бизнес-процессов финансовый контроль повышает производительность и прибыльность во всех областях бизнеса.
Упростить управление ресурсами. Финансы и закупки лежат в основе каждой организации, обеспечивая все другие области бизнеса ресурсами, необходимыми для функционирования. Надлежащий финансовый контроль дает владельцам малого бизнеса, финансовым директорам (CFO) и финансовым экспертам гибкость в распределении (или перераспределении) ресурсов там, где и когда они наиболее необходимы. Это повышает производительность и прибыльность в краткосрочной перспективе, но также обеспечивает долгосрочную безопасность и ценность за счет повышения гибкости и отказоустойчивости бизнеса.
Повысить подотчетность и вовлеченность на всех уровнях. Предоставляя четкие процедурные указания и определяя роли и обязанности всех заинтересованных сторон, начиная с высшего руководства и ниже, финансовый контроль помогает убедиться, что все осведомлены об обязательствах, которые они должны выполнять, помогает каждому понять важность этого процесса и улучшить взаимодействие между подразделениями.
Оптимизировать процессы формирования отчетности и аудита. Полная прозрачность данных для всех транзакций повышает качество и своевременность формирования финансовой отчетности. Оптимизация процессов также значительно упрощает проведение бухгалтерского (финансового) аудита и делает его более всеобъемлющим, поскольку все финансовые данные легко доступны уполномоченным сторонам.
Финансовый контроль: примеры
Хотя у каждой организации будут свои конкретные цели в области финансового управления, оценки рисков и смягчения их последствий, составления бюджета и т.д. Важно убедиться, что компания охватывает наиболее важные области наиболее распространенными средствами финансового контроля. Создание подобных систем внутреннего контроля со временем поможет бизнесу создавать долговременную ценность благодаря высококачественным данным, постоянному совершенствованию и снижению рисков.
Общий контроль финансового управления
- Строгие требования и распределение ролей для создания, утверждения и внедрения политик и практик финансового управления;
- Проведение углубленной проверки всех потенциальных участников финансового процесса;
- Четкая и лаконичная цепочка управления финансовыми потоками, начиная с финансового директора и заканчивая высшим руководством, финансовыми менеджерами, руководителями отделов / проектов и сотрудниками бухгалтерии;
- Все функции, связанные с денежными средствами, должны быть разделены. Важно, чтобы никто единолично не отвечал за начисление заработной платы, дебиторскую и кредиторскую задолженность, ведение бухгалтерского учета, сверку взаиморасчетов и т.д. Данный механизм сократит риск мошенничества;
- Регулярно проводимый финансовый анализ и обзор всех систем внутреннего контроля с дополнительными аналитиками и проверками при обнаружении существенных несоответствий;
- Отслеживание типичных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и годовых оборотов, а также глубокий анализ отклонений играют важную роль в обеспечении соблюдения требований и вовлеченности при одновременном снижении уровня мошенничества;
- Эффективное перекрестное обучение всего персонала, обеспечивает полный охват основных бизнес-процессов при сохранении подотчетности и разделения обязанностей.
Контроль входящих денежных потоков
- Всесторонняя проверка кредитоспособности всех потенциальных клиентов перед предоставлением кредита;
- Регулярная проверка годовой отчетности на соответствие требованиям и предоставления стратегической информации, необходимой для финансового и операционного планирования;
- Регулярные проверки со всеми клиентами, которым был предоставлен кредит, с целью подтверждения их кредитоспособности и снижения шансов приобретения или увеличения безнадежной задолженности;
- Безопасная, централизованная база данных всех финансовых данных с регулярным резервированием, защищенная доступом на уровне ролей.
Контроль исходящих денежных потоков
- Проактивное и всестороннее управление поставщиками и заказчиками, включая защищенную базу данных всех транзакций, защищенную соответствующим доступом на уровне службы экономической безопасности;
- Внедрение таких средств контроля, как покупка с учетом рекомендаций, полная интеграция каталогов поставщиков и данных контрактов, а также подробные, зависящие от контекста рабочие процессы утверждения, чтобы свести к минимуму риск нецелевых расходов, мошенничества со счетами и т.д.
- Регулярная сверка банковских выписок компании с бухгалтерским учетом;
- Четкие регламенты управления расходами, включая подробные рекомендации по возмещению, отчеты о расходах и методы расходования средств для сокращения расточительства и мошенничества;
- Четкие стандарты и политики для управления денежными средствами, включая назначение специального контролера, согласования и пополнения счета денежных средств по мере необходимости.
Политика финансового контроля
Политика финансового контроля признает сложность современной экономики и направлена на достижение подотчетности, соответствия требованиям, прозрачности, а также оценки рисков и управления ими при постоянном контроле. Для достижения оптимальной эффективности политика финансового контроля охватывает пять ключевых областей:
- Четкая цепочка управления и иерархия подотчетности.
- Корпоративное управление, конфликт интересов, растрата, мошенничество.
- Лимиты расходования денежных средств, относящиеся ко всем финансовым операциям.
- Регламенты и назначение должностей, уполномоченных на осуществление финансовых операций.
- Подробная информация о должностях, ответственных за ведение финансовой отчетности.
Лучшие практики по финансовому контролю
- Проведите оценку рисков перед разработкой и внедрением средств контроля, чтобы убедиться, что вы ориентируетесь в первую очередь на самые высокие приоритеты.
- Пересматривайте свою политику и практику финансового контроля не реже двух раз в год — и будьте готовы вносить коррективы в зависимости от меняющихся обстоятельств (например, новых требований, возникающих угроз и т.д.).
- Инвестируйте в программное обеспечение, чтобы обеспечить безопасное управление финансовыми данными.
- Внедрите инструменты автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, которые упрощают обеспечение и соблюдение финансового контроля.
- Внедрите инструменты анализа, улучшающие оценку рисков и их смягчение, наряду с аудитом.
- Внедрите систему управление контрактами, а также взаимоотношениями с поставщиками и инструменты оптимизации цепочки поставок для поддержки целенаправленных покупок и минимизации риска мошенничества, растраты и нецелевых расходов.
- Постоянно совершенствуйте все бизнес-процессы компании для дальнейшего снижения рисков при одновременном увеличении прибыли и ценности для организации.
- Защитите все данные и ограничьте доступ в зависимости от финансовых функций.
- Контролируйте и обеспечивайте разделение обязанностей, одновременно уделяя приоритетное внимание непрерывности бизнеса.
- Инвестируйте в обучение ответственных лиц, чтобы обеспечить соответствие требованиям и обеспечить экономическую безопасность компании.
- Защититесь от внутренних и внешних рисков, выполнив проверку кредитоспособности всех потенциальных клиентов и проверку биографических данных потенциальных сотрудников бухгалтерии.
- Тщательно контролируйте движение денежных средств, чтобы обеспечить стабильное финансовое состояние и помочь компании оперативно реагировать на потенциальные угрозы и кассовые разрывы.
Остались вопросы? Спросите у нас!
Независимо от размера и характера вашего бизнеса, мы можем удовлетворить все ваши потребности в вопросах финансового контроля, от внедрения регулярного финансового контроля платежей, финансовый мониторинг исполнения проектов, контроль платежных лимитов до управления финансовыми функциями. Чтобы заказать услуги финансового аутсорсинга, вы можете направить запрос на предоставление технико-коммерческого предложения (ТКП) по электронной почте «GL Group Consulting» – hello@glgroup.su или позвонить по телефону 8 (800) 555-38-12 – консультация эксперта GL Group, бесплатно!
