Анализ бизнес-процессов: модель, инструменты, примеры

Представьте, вы бизнес-аналитик крупной компании, которому нужно провести анализ существующих процессов, определить хорошо ли работает бизнес. С чего начать обследование компании, и как понять, что идет хорошо, а что нужно исправить? Вам может быть интересно, существует ли такая техника, при помощи которой можно оценить эффективность бизнеса. Ну, а если мы вам скажем, что такая техника существует – анализ бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов, или BPA, — это метод, призванный помочь провести анализ существующих рабочих процессов компании. Процессы — это повторяющиеся группы задач или шагов в рабочем процессе, которые приводят к определенному результату. Простыми словами, анализ бизнес-процессов оценивает различные шаги и процедуры, которые показывают, как работает бизнес, с целью выявления любых недостатков или областей для улучшения. Он включает в себя тщательный анализ каждого аспекта бизнес-процесса, чтобы понять, что работает хорошо, а что можно улучшить.
Существуют различные методы проведения анализа бизнес-процессов. Тем не менее, конечной целью является оптимизация системы для достижения лучших общих бизнес-результатов. Есть несколько причин, по которым компании используют анализ бизнес-процессов. Одной из основных причин является повышение эффективности и снижение затрат. Предприятия могут оптимизировать свои процессы и повысить качество, скорость и общую производительность, выявляя узкие места или области, в которых возникают ошибки. Это может привести к экономии средств, а также повысить удовлетворенность и лояльность клиентов. Еще одна причина, по которой предприятия используют анализ бизнес-процессов, заключается в выявлении новых возможностей для роста и инноваций. Изучая, как работает бизнес, можно определить новые способы ведения дел, которые раньше не рассматривались. Это может привести к разработке новых продуктов или услуг, а также к расширению существующих.
Анализ бизнес-процессов также используется для улучшения соответствия нормативным требованиям и отраслевым стандартам. Изучая и перестраивая процессы, предприятия могут гарантировать, что они соответствуют всем необходимым требованиям, и избежать дорогостоящих штрафов или санкций. Итак, давайте продолжим и рассмотрим некоторые инструменты анализа бизнес-процессов, которые широко используются в управлении бизнес-процессами.

Существуют различные инструменты для выявления и устранения неэффективности бизнеса. Выбор инструментов зависит от конкретных потребностей и целей отдельного человека или группы. Давайте рассмотрим, какие инструменты анализа бизнес-процессов могут помочь в проведении анализа.

Метод «Шесть сигм»

Метод «Шесть сигм» (Six Sigma) – это методология улучшения бизнес-процессов путем выявления и устранения дефектов и изменчивости. Это подход, основанный на данных, который использует статистический анализ и методы решения проблем для выявления основных причин возникновения проблем и внедрения решений, обеспечивающих идеальную производительность. Как правило, метод «Шесть сигм» обычно используется для улучшения процессов, критически важных для успеха организации, таких как производство, финансы или обслуживание клиентов. Кроме того, он часто используется для решения конкретных проблем или неэффективности, таких как дефекты продукта, задержки в процессе или жалобы клиентов.
Подход «Шесть сигм» включает в себя систематический процесс, управляемый данными, известный как метод DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение и контроль). Первым шагом является определение проблемы или возможности для улучшения и постановка конкретных измеримых целей. Затем данные собираются и анализируются для выявления основных причин проблемы. На основе этого анализа разрабатываются и внедряются решения по улучшению. Процесс контролируется и контролируется, чтобы гарантировать, что улучшения сохраняются с течением времени.
Шесть сигм часто используются с другими инструментами и методами бизнес-анализа, такими как картирование процессов (карта процесса), анализ основных причин и статистический контроль процессов. Однако это высокоструктурированный подход, который требует больших затрат времени и ресурсов. Тем не менее, это может значительно улучшить качество, эффективность и удовлетворенность клиентов.

Lean Six Sigma (LSS, Лин 6 сигм, Лин шесть сигм) — это методология, сочетающая принципы бережливого производства и Шесть сигм для повышения эффективности и устранения потерь в бизнес-процессах. Бережливое производство — это методология, направленная на сокращение отходов и повышение эффективности за счет оптимизации процессов и исключения действий, не добавляющих ценности.

В то время как «Шесть сигм» — это методология улучшения бизнес-процессов путем выявления и устранения дефектов и изменчивости, как мы обсуждали ранее, «Бережливое производство + Шесть сигм» сочетает в себе оба этих подхода для создания высокоэффективного и действенного процесса. Подход Lean Six Sigma включает в себя систематический процесс, известный как метод DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение и контроль), аналогичный подходу Six Sigma. Сочетая принципы бережливого производства и «Шесть сигм», организации могут повысить эффективность и улучшить качество, что принесет им необходимый результат.

Непрерывное совершенствование, или Кайдзен, — это философия и подход, направленные на внесение небольших постепенных изменений для повышения эффективности и результативности с течением времени. Технология Kaizen включает в себя непрерывный цикл выявления возможностей для улучшения, внесения изменений, измерения результатов и внесения дальнейших улучшений на основе результатов.

Кайдзен направлен на устранение трех видов потерь:
Муда — это отходы, которые не добавляют ценности продукту или услуге. Это может включать ненужные шаги в процессе, избыточные запасы или дефекты.
Мура — это потери, возникающие в результате несоответствий или вариаций в процессе. Это может включать изменчивость спроса, производства или качества.
Мури — это отходы, возникающие в результате перегрузки сотрудников или ресурсов. Это может включать перепроизводство, чрезмерную обработку или чрезмерную зависимость от сверхурочной работы.
Выявив и устранив эти типы потерь, организации могут оптимизировать свои процессы и повысить эффективность и результативность. Кроме того, применяя философию непрерывного совершенствования Кайдзен, организации могут развивать культуру непрерывного обучения и совершенствования и добиваться постоянных, постепенных улучшений с течением времени.

Бережливое производство — это производственная система, направленная на минимизацию отходов и максимизацию ценности за счет рационализации и оптимизации производственных процессов. Бережливое производство направлено на создание потребительской ценности за счет эффективного и дешевого производства высококачественной продукции.

Существует пять принципов бережливого производства:
Определение ценности: определите, что клиент ценит в продукте или услуге, и сосредоточьтесь на предоставлении этой ценности;
Составление карты потока создания ценности: определите все этапы производственного процесса и исключите те, которые не добавляют ценности для клиента;
Создание потока: спланируйте производственный процесс так, чтобы свести к минимуму перерывы и задержки, чтобы работа могла протекать гладко и эффективно;
Установка вытягивания: внедрите систему, в которой работа начинается только тогда, когда это необходимо, вместо того, чтобы работать по фиксированному графику или производить больше, чем необходимо;
Стремление к совершенству: постоянно улучшайте производство, выявляя и устраняя потери и неэффективность, а также внося небольшие постепенные улучшения с течением времени.

Полное управление качеством (Total Quality Management, TQM) – подход, направленный на повышение качества продуктов и услуг путем вовлечения всех сотрудников в непрерывный процесс выявления и устранения дефектов и изменчивости во всех бизнес-процессах. Подход полного управления качеством основан на убеждении, что качество можно улучшить, вовлекая всех сотрудников в процесс обеспечения качества и давая им возможность выявлять и решать проблемы качества.

Основные особенности похода полного управления качеством (TQM):
Ориентация на клиента: компания ставит клиента в центр всей деловой активности и стремится предоставлять высококачественные продукты и услуги, которые соответствуют ожиданиям клиентов или превосходят их;
Непрерывное улучшение: компания поощряет культуру постоянного улучшения, в которой все сотрудники активно участвуют в выявлении и решении проблем для повышения эффективности и результативности бизнес-процессов;
Участие сотрудников: компания вовлекает всех сотрудников в процесс обеспечения качества и дает им возможность выявлять и решать проблемы качества;
Процессно-ориентированный подход: компания фокусируется на производстве и доставке продуктов и услуг, а не на отдельных шагах или задачах;
Принятие решений на основе данных: компания использует данные и метрики для измерения производительности бизнес-процессов и выявления областей для улучшения;
Лидерство: компания требует сильного лидерства на всех уровнях организации для создания культуры постоянного совершенствования и обеспечения последовательного применения практики полного управления качеством.

Вы полностью осознаете цель и значение анализа бизнес-процессов. Итак, давайте продолжим и обсудим этапы, которые позволяют анализировать бизнес-процессы.

Этап 1. Определение объекта анализа. Определение объекта анализа является первым шагом в проведении анализа бизнес-процессов. Этап должен четко определять объект анализа, который будет анализироваться, а также конкретные цели или задачи проведения анализа бизнес-процесса.
Определение объекта анализа помогает сосредоточить анализ на конкретных областях, которые нуждаются в улучшении, и помогает гарантировать, что полученные улучшения соответствуют потребностям и целям компании. Это также помогает обеспечить систематическое и организованное проведение анализа и участие в процессе всех соответствующих заинтересованных сторон.

Этап 2. Сбор данных для проведения анализа. Сбор данных является вторым шагом в проведении анализа бизнес-процессов. Для сбора данных о текущем состоянии бизнес-процессов организации могут использовать различные инструменты и методы, такие как интервью, опросы, карты процессов и анализ данных.
Сбор данных о текущем состоянии бизнес-процесса помогает организациям понять, как этот процесс работает в настоящее время, и определить возможности для улучшения. Поэтому важно собрать как можно больше данных, чтобы обеспечить тщательный и точный анализ.

Этап 3. Карта процесса. Картирование процесса является третьим и ключевым шагом в проведении анализа бизнес-процесса. При помощи картирования процесса бизнес-аналитик сможет лучше понять, как работает тот или иной бизнес-процесс, и выявить узкие места или неэффективность, создав визуальное представление бизнес-процесса в нотации.
Существует несколько инструментов, которые бизнес-аналитик может использовать для отображения бизнес-процессов, таких как блок-схемы, карты процессов и диаграмм. Эти инструменты (например, MS Visio, BPMN, IDEF0. EPC) могут помочь визуализировать этапы процесса, используемые ресурсы и ход работы участников рабочих процессов.

Этап 4. Моделирование бизнес-процессов. Существует несколько подходов, которые бизнес-аналитики могут использовать для моделирования бизнес-процессов. Модель наглядно отображает процессы требующие улучшения, так, например, при визуализации «как есть» и «как надо» определяются операции, выполнение которых занимает много времени или которые не приносят большого эффекта. Например, компания может проанализировать процесс выполнения заказа, чтобы определить операции, выполнение которых занимает много времени, например, сбор и упаковка товаров. Компания может определить возможности для оптимизации или устранения этих процессов для повышения эффективности работы.
Определив области для оптимизации, бизнес-аналитики могут сосредоточиться на устранении основных причин проблем или неэффективности и могут вносить целенаправленные улучшения в бизнес-процессы, чтобы приносить пользу клиентам и повышать общую производительность предприятия.

Этап 5. Внедрение бизнес-процессов. Последним шагом после моделирования бизнес-процессов является внедрение по улучшению. Внедрение бизнес-процессов сводится к тому, что для повторяющихся операций разрабатываются общие стандарты и регламенты работы участников процесса, точно следуя которым, любой сотрудник организации сможет выполнять возложенные на него функции максимально эффективно.

Мы уже обсуждали, что такое анализ бизнес-процессов. Однако, чтобы обеспечить лучшее понимание, важно предоставить вам несколько примеров анализа бизнес-процессов.

Пример 1. Возьмем к примеру бизнес-аналитика, выполняющего анализ процесса найма сотрудников в компании. Бизнес-аналитик начнет с составления схемы текущего процесса найма, чтобы определить необходимые операции и время, необходимое для завершения каждого этапа. Затем он определяет узкие места или недостатки в процессе, например, длительный процесс проверки персональных данных.
Чтобы решить эти проблемы, бизнес-аналитик внесет несколько изменений для оптимизации процесса. Например, он внедрит автоматизированную систему отслеживания соискателей, чтобы сократить время, необходимое для рассмотрения резюме и назначения собеседований. Бизнес-аналитик также представит более эффективный процесс проверки биографических данных или передаст процесс проверки персональных данных третьей стороне.
Кроме того, бизнес-аналитик может предложить сотрудникам отдела кадров модель бизнес-процесса, при которой процесс работы с персоналом сократит трудозатраты и оптимизирует работу подразделения. Применяя анализ бизнес-процессов к процессу найма, бизнес-аналитик может значительно сократить время, необходимое компании для заполнения открытых вакансий, и повысить эффективность всего процесса. В конечном итоге это может привести к снижению затрат и повышению конкурентоспособности компании.

Пример 2. В примере рассмотрим руководителя проекта, который проводит аудит существующих бизнес-процессов, чтобы убедиться, что работа над проектом идет успешно.
Руководитель проекта проанализирует каждый этап текущего процесса реализации проекта, чтобы определить этапы планирования. Например, руководитель проекта может выявить такие проблемы как длительный процесс распределения ресурсов.
Чтобы противостоять выявленной проблеме, руководитель проекта может внедрить автоматизированный программный продукт для управления проектами (например, GanttPRO; Bitrix 24; Wrike; Asana; Active Collab; Basecamp; Trello и т.д.), помогающий в планировании задач и распределении ресурсов. Кроме того, он может внедрить более эффективную систему рассмотрения и утверждения реализации проектов.
Кроме того, руководитель проекта может вовлечь все заинтересованные стороны в процесс непрерывного улучшения, в ходе которого они регулярно пересматривают и анализируют процесс планирования для выявления дополнительных возможностей при реализации проекта. Это поможет руководителю проекта исправить проблемы в реализации проекта на начальных этапах, прежде чем они выйдут из-под контроля.

Анализ бизнес-процессов систематически исследует и улучшает бизнес-процессы компании. Анализ бизнес-процессов направлен на выявление и устранение потерь и неэффективности, а также на постоянное повышение эффективности и результативности бизнес-процессов. Периодическое проведение аудита бизнес-процессов может помочь компаниям значительно повысить эффективность и результативность своих бизнес-процессов и добиться долгосрочного успеха в работе с клиентами.

Независимо от размера и характера вашего бизнеса, мы можем удовлетворить все ваши потребности в вопросах бизнес анализа, от проведения аудита существующих бизнес-процессов до управления бизнес-процессами.
Чтобы заказать анализ бизнес-процессов на предприятии, вы можете направить запрос на предоставление технико-коммерческого предложения (ТКП) по электронной почте «GL Group Consulting» – hello@glgroup.su или позвонить по телефону 8 (800) 555-38-12 – консультация эксперта GL Group, бесплатно!