Зачем необходимо систематизировать бизнес-процессы?
Причины, по которым процессное мышление приносит пользу вашему бизнесу, легко понять. Ваш бизнес существует, чтобы сделать что-то для своих клиентов. Они не видят ваш бизнес как набор независимых субъектов, которые все делают разные вещи, и вы тоже не должны. Довольствоваться простыми и дешевыми инструментами управления проектами или задачами - это самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли совершить. Вы получаете то, за что платите. Потраченное впустую время (по 5000 рублей в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения. Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми и помогают вам расти и становиться эффективными.
Если вы организуете свой бизнес по чисто функциональным линиям, где производство не интегрируется с продажами, бухгалтерия не имеет отношения к закупкам и так далее. Каждый выполняет свою функцию, но сквозной процесс, реальная задача "входы-выходы", плохо организованы, то с точки зрения клиента работа с вашим бизнесом становится громоздкой. С точки зрения вашего бизнеса, вы получаете ситуацию, в которой, как говорится, «одна рука не знает, что делает другая.»
Поскольку различные бизнес-функции будут иметь роли в процессах, а результаты процессов - это то, что имеет значение, управление функциональными подразделениями, как если бы они были отдельными подразделениями, не даст наилучших результатов. Решение состоит в том, чтобы оторваться от функциональных силосов и управлять процессами, а не отделами.
Вы хотите систематизировать бизнес и упорядочить процессы?
Не используйте MS Word или Google Docs и не используйте блок-схемы. Документирование ваших процессов с помощью блок – схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить. Еще хуже – никто не смотрит на блок-схемы. Каждый бизнес отличается, и категории, в которые попадают бизнес-процессы, будут зависеть от того, что делает ваш бизнес. Конкретный тип задачи может быть процессом поддержки в одном бизнесе и основным процессом в другом.
Мы отказываемся от функционального мышления, поэтому вместо того, чтобы пытаться перечислить функции и процессы, в которые они могут попасть, мы будем смотреть на результаты. То, что они делают для вашего бизнеса, определяет тип бизнес-процесса.
Рассмотрим три типа бизнес-процессов, а также некоторые советы по определению того, какие процессы относятся к каждой категории.
1. Операционные процессы
Чтобы определить операционные процессы, спросите себя: «Как мой бизнес создает ценность и приносит доход?». Основные процессы также известны как первичные процессы, поэтому другой способ взглянуть на это - спросить: «Что в первую очередь делает мой бизнес?»
Каждая задача, которая непосредственно играет роль в производстве продукции вашего бизнеса для его клиентов, является частью основного процесса. Чтобы получить выходы, вам нужны входы, и вы следуете процессу перехода от входов к выходам. Проделав данную работу, вы заметите, что в каждом основном процессе есть несколько подпроцессов. Некоторые из них добавляют ценность, некоторые - нет, но все они вносят непосредственный вклад в продукты или услуги, которые ваши клиенты получают от вас. Поскольку эти процессы лежат в основе ценности вашего бизнеса, их часто называют цепочкой создания стоимости. Они включают в себя:
- разработка и создание продукта или услуги;
- маркетинг продукта или услуги и передача их покупателю;
- послепродажное обслуживание и поддержка клиентской базы.
Чтобы достичь совершенства, все три этих элемента должны работать вместе, как один. А поскольку основные процессы лежат в основе вашего бизнеса, обеспечение их максимально эффективной работы является стратегическим приоритетом, который преобразил многие организации.
2. Процессы поддержки
На первый взгляд может показаться, что существует тонкое различие между созданием ценности и обеспечением ее создания, но между этими двумя понятиями существует огромная разница. Основные процессы непосредственно обслуживают внешних клиентов и приносят доход. Процессы поддержки служат внутренним «клиентам» и сами по себе не приносят дохода. Это не значит, что процессы поддержки не нужны. Например, ваша кадровая деятельность не имеет ничего общего с вашими клиентами, и они напрямую не приносят вам денег, но без них ваш бизнес не мог бы функционировать. Ваша ИТ-служба напрямую не приносит вам прибыль, но без систем, которые он контролирует, ваши функции создания ценности могут остановиться и т.д. Таким образом, как только мы начнем рассматривать функции наряду с процессами, мы увидим, что определенные функциональные отделы будут задействованы как в вспомогательной, так и в основной деятельности. Например, ваш финансовый отдел следит за счетами клиентов – важной частью обслуживания клиентов, которая непосредственно участвует в цепочке создания стоимости. Однако он также генерирует управленческие счета, которые вы используете, чтобы определить, приносят ли ваши инвестиции в бизнес. Это чисто внутреннее обслуживание с вами в качестве «клиента». В чем суть? Процессы поддержки позволяют эффективно осуществлять основные процессы, а также имеют стратегическое значение – до тех пор, пока они выполняют свою вспомогательную роль.
3. Процессы управления
Процессы, будь то основные или вспомогательные, требуют планирования, координации, мониторинга и контроля. Процессы управления также включают в себя оценку общих результатов и работу с возможностями и угрозами, которые могут помочь или навредить вашему бизнесу. Кроме того, руководство должно обеспечить удовлетворение потребностей в соблюдении нормативных требований, а также выполнение финансовых целей и бюджетов. И хотя процессы управления напрямую не приносят дохода, они оптимизируют его получение и обеспечивают непрерывное выживание бизнеса в целом.
Почему понимание различных типов бизнес - процессов помогает в управлении компанией?
Вся деятельность, в которой участвует ваш бизнес, должна быть направлена на оптимизацию основных процессов. Поддержка и управление способствуют этому, но избыточность может прокрасться в любой из трех типов бизнес-процессов. Так, в бизнесе, предлагающем разнообразные продукты и услуги, вполне возможно, что дополнительные услуги, которые на самом деле не относятся к вашему основному бизнесу, истощают ресурсы, не добавляя ценности вашим клиентам.
Понимание типов бизнес-процессов также может помочь вам принимать решения об аутсорсинге. Хотя, конечно, можно передать на аутсорсинг часть ваших основных процессов, это может быть рискованно. Тем не менее, процессы поддержки могут быть более легко и часто передаются на аутсорсинг. Даже крупные предприятия передают поддержку на аутсорсинг фирмам, основным видом деятельности которых является предоставление вспомогательных функций. Многие из них находят, таким образом, возможности для экономии средств и ресурсов.
