Каждый отдел, начиная с отдела продаж и заканчивая финансовым департаментом, управляет данными, документами и другими входными данными для выполнения своих должностных обязанностей. Управление бизнес-процессами (BPM) систематизирует и автоматизирует повторяющиеся задачи и объединяет все бизнес-процессы организации под единым автоматизированным, управляемым процессом.
Примеры повторяемых процессов:
Отделы продаж и маркетинга: Как консалтинговая компания, мы знаем, что привлечь нового клиента в 15-20 раз дороже, чем удержать существующего. Но низкая организация труда и «вялая» мотивационная политика в отношении удержания клиента способствует несвоевременному закрытию сделок и как следствие потери постоянных клиентов. Использование BPM для систематизации процессов продаж и маркетинга приводит к увеличению удержания клиентов на 30-40%.
Бухгалтерия: Даже в эпоху ИТ-технологий и электронного документооборота (ЭДО) 90% от общего числа обрабатываемых счетов-фактур все еще выполняется вручную – на бумаге. Обработка бумажных счетов - фактур обходится компании в среднем в 25-30 тысяч рублей в месяц.
Бумажная работа и повторяющиеся процессы мешают вашей компании достичь стратегических целей? Какие процессы включают в себя слишком много шагов и замедляют основную функцию вашего бизнеса? Какие из них неэффективны и переполнены слишком большим количеством бумажных процедур? Есть ли процессы, которые вы можете полностью удалить? Управление бизнес-процессами помогает понять все действия, происходящие в организации, чтобы вы могли создавать более управляемые, эффективные и, самое главное, прибыльные рабочие процессы.
Этапы управления бизнес - процессами
Одно из определений понятия «организация» таково: группа людей, явно сотрудничающих друг с другом. Вот как вы можете начать понимать барьеры вашей организации на пути сотрудничества, выявлять препятствия на пути производительности и начинать моделирование высокопроизводительных автоматизированных рабочих процессов.
Этап 1: Моделирование бизнес-процессов
Начните с встречи с основными заинтересованными сторонами. Ни одна организационная трансформация не будет эффективной без участия основных заинтересованных сторон. От обучения персонала до демонстрации преимуществ новых рабочих процессов вам понадобится помощь ключевых лидеров, чтобы помочь управлять переходом.
Какие процессы являются основными целями автоматизации? Начните с первичных процессов, или тех, которые являются центральными для производства вашего продукта или услуги. Что касается программного обеспечения, то не слишком ли много узких мест в обеспечении безопасности подписей для запуска новых итераций исправлений служб? Срываются ли сделки из-за того, что ваш отдел продаж должен вручную перенести данные клиентов из CRM в договор и т.д. Затем посмотрите на ваши вторичные процессы. Это вспомогательные процессы, обеспечивающие бесперебойную работу вашей организации. Есть ли слишком много точек отсечения, замедляющих поток запросов сотрудников? Кроме того, вам нужно будет выйти за рамки формального общения, чтобы получить представление от членов команды, которые управляют этими процессами из первых рук. Они понимают все тонкости каждого шага на этом пути и могут дать полезную информацию о том, как все работает на передовой.
Шаг 2: Разработка бизнес-процессов
Перечислите и проанализируйте действия и лиц, ответственных за продолжение процесса. Визуально опишите последовательность событий, необходимых для достижения желаемой цели. Вы можете начать с рассказа или нарисовать свой процесс с помощью диаграммы или нотации. Рассмотрите следующие факторы:
Необходимые утверждения: Кто должен одобрить шаг в вашем процессе, прежде чем он сможет перейти на следующую ступень?
Сценарии утверждения: Что произойдет, если этот человек одобрит этот шаг? Что произойдет, если они отвергнут его? Имейте в виду различные исходы и определите потенциальные последствия каждого из них.
Внешние связи: Нужно ли вашему процессу связываться с внешними базами данных, такими как база данных поставщиков услуг? Если ваши менеджеры вручную обращаются к внешним источникам (поставщикам) для получения информации, перечислите их в качестве потенциального кандидата на интеграцию.
Требования к хранению: Какие цифровые документы или формы вам нужно сохранить в системе для последующего доступа? Например: аналитические данные для ежемесячной отчетности руководителю подразделения.
Нормативные сроки: Требует ли регламент, чтобы вы предоставили форму отчета в течение определенного срока? Кто должен получать уведомление, если процесс отстает от графика? Старайтесь быть как можно более точным, чтобы избежать путаницы. Чем детальнее ваша схема, тем эффективнее ваш конечный рабочий процесс.
Шаг 3: Внедрение бизнес-процессов
Реализация разработанного бизнес-процесса. С помощью платформы управления бизнес-процессами система автоматизации: Comindware Business Application Platform; Bitrix24; ELMA; Oracle BPM Suite; Первая форма; Zoho; Bizagi; Bpm’online; Metatask; IBM Business Process Manager … вы можете перенести свою диаграмму из шага 2 в полностью функционирующий автоматизированный процесс. Инструменты управления бизнес-процессами позволяют любому человеку, даже не имеющему значительного опыта работы в ИТ-системах, легко разрабатывать и выполнять формы и приложения, необходимые для запуска вашего нового рабочего процесса.
Шаг 4: Сквозная аналитика и мониторинг
Автоматизированные рабочие процессы легко измерять и проводить мониторинг. Как только ваши бизнес-процессы автоматизируется, вам больше не нужно будет постоянно следить за их ходом. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами и система автоматизации BPM, поставляется с полной аналитической панелью, так что вы можете легко контролировать свой процесс.
Шаг 5: Оптимизация и реинжиниринг
Каждый процесс требует определенного уровня настройки. После того, как вы проанализировали его производительность на шаге 4, начните вносить необходимые изменения. Имейте в виду, что управление процессами постоянно развивается. Нормативные требования меняются, технологии развиваются, а потребности клиентов быстро меняются. Проведение реинжиниринга бизнес-процессов почти так же важно, как и их реализация.
Выбор системы управления бизнес-процессами
Для многих компаний идея перехода на новую платформу для управления бизнес-процессами отличной перспективой на пути к систематизации бизнеса. К счастью, при переходе от утомительных ручных процедур к высокопроизводительным автоматизированным процессам существует множество типов программного обеспечения для управления бизнес-процессами для поддержки ваших операционных действий. Интуитивно понятная платформа BPM ускоряет процесс разработки процессов, предоставляя всем бизнес-пользователям возможность создавать удобные для пользователя рабочие процессы. Не имея передового технического опыта, команды могут использовать нотации моделирования бизнес-процессов (IDEF0, VISIO, BPMN 2.0, EPC) для создания своих собственных форм. Вместо того чтобы пополнять постоянно растущие списки дел, правильное программное обеспечение для управления бизнес-процессами заменяет любого члена вашей команды в качестве ИТ-разработчика, чтобы он мог легко создавать цифровые решения.
Как оценить программное обеспечение для управления бизнес-процессами
Есть много факторов, которые следует учитывать при выборе лучшего программного обеспечения для управления бизнес-процессами для вашей организации:
Простота использования: Оцените технические навыки и опыт внедрения систем автоматизации Comindware Business Application Platform; Bitrix24; ELMA; Oracle BPM Suite; Первая форма; Zoho; Bizagi; Bpm’online; Metatask; IBM Business Process Manager вашими ИТ специалистами. Есть ли у вас доступ к изменению типового кода.
Мобильность-дружелюбие: Клиенты не хотят ждать, чтобы получить доступ к вашему набору инструментов в обслуживании. Выбранное вами программное обеспечение для управления бизнес-процессами должно предлагать собственные приложения для iOS и Android, иначе вы рискуете потерять клиентов.
Мощные инструменты отчетности: Как вы уже знаете, вам постоянно нужно будет совершенствовать свои автоматизированные бизнес-процессы. Поэтому вам нужна платформа, которая предоставляет сквозную аналитику и метрики того, как работает ваш процесс, чтобы вы знали, какие изменения необходимо внести. При демонстрации демо-версии систем автоматизации бизнес-процессов и панели мониторинга отчетов, разработчики программного обеспечения зачастую блокируют некоторые аналитические инструменты и предлагают их использование за дополнительную плату.
Доступность облака: Возможность просматривать, управлять и редактировать бизнес-процессы из любой точки мира. По мере того, как удаленная работа становится все более популярной, сотрудники компании нуждаются в полном доступе к системе управления процессами, как с рабочих мест, так и с мобильных устройств. Некоторые платформы работают исключительно локально, в то время как другие предлагают облачные сервисы BPM. Безусловно, лучший выбор - это облачная платформа BPM, которая изначально предлагает возможности удаленного доступа управления бизнес-процессами.
Цена: Многие платформы предлагают привлекательную первоначальную стоимость, но неизбежно блокируют свои наиболее полезные функции за дополнительными платными экранами или ценовыми уровнями. Убедитесь, что у вас есть четкое представление о ценовой структуре платформы, прежде чем купить систему автоматизации бизнес-процессов BPM.
Техподдержка: Разработчики программного обеспечения BPM-систем предлагают различные типы обслуживания клиентов, начиная от онлайн-чата и заканчивая открытыми форумами, где опытные консультанты отвечают на вопросы технической поддержки. Если у вас ограниченный опыт в ИТ-технологиях, вероятнее всего следует выбрать платформу, предлагающую круглосуточный онлайн-чат, который может помочь устранить неполадки в процессах в любое время суток.
ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ, ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (981)745-70-08 ИЛИ ЗАПОЛНИТЕ ФОРМУ НА САЙТЕ.
КОНСУЛЬТАЦИЯ — БЕСПЛАТНО!
