Бухгалтерский аутсорсинг: что это такое, кому подойдет, плюсы и минусы, как выбрать компанию

Бухгалтерский аутсорсинг — это практика передачи бухгалтерских функций и обязанностей компании третьей стороне, специализирующейся на бухгалтерии и финансовых услугах. Вместо того, чтобы иметь внутренний отдел бухгалтерии, компания может нанять внешнюю фирму или команду профессиональных бухгалтеров, которые будут выполнять все необходимые бухгалтерские операции, включая учет доходов и расходов, составление отчетности, налоговые обязательства и другие бухгалтерские процессы. Бухгалтерский аутсорсинг позволяет компаниям сосредоточиться на своей основной деятельности, сократить затраты на содержание внутреннего отдела бухгалтерии и получить экспертные услуги профессиональных бухгалтеров.

Существуют различные виды аутсорсинга бухгалтерских услуг, включая:

• Полный аутсорсинг бухгалтерии: в этом случае компания полностью передает внешнему поставщику все бухгалтерские функции, включая подготовку и сдачу бухгалтерской отчетности, оплату счетов, учет расходов и доходов и т.д.
• Частичный аутсорсинг бухгалтерии: в этом случае компания передает внешнему поставщику определенные бухгалтерские функции, оставляя себе контроль над другими аспектами бухгалтерии.
• Аутсорсинг налогового учета: компания передает специализированной фирме обязанности по подготовке и подаче налоговой отчетности, обработке налоговых платежей и рассмотрению налоговых вопросов.
• Аутсорсинг финансового анализа: компания может передать внешнему поставщику задачу по анализу финансового состояния и производительности компании, предоставляя рекомендации и стратегии для улучшения финансовых результатов.
• Аутсорсинг обработки платежей: компания может передать внешнему поставщику обработку платежей от клиентов, включая выставление счетов, учет платежей и сопутствующих операций.
• Аутсорсинг кадрового учета: компания может передать внешнему поставщику обязанности по учету персонала, включая расчет заработной платы, учет отпусков, учет персональных данных сотрудников и т.д.
• Временный аутсорсинг: компания может временно передать бухгалтерские функции внешнему поставщику на период, когда собственный персонал неспособен выполнить задачи, например, во время высокого сезона или периода перезагрузки систем.

Каждый вид аутсорсинга бухгалтерии может быть выбран в зависимости от потребностей и целей компании.

Удаленная бухгалтерия подойдет практически любому ООО, особенно если у компании нет возможности или необходимости нанимать собственного бухгалтера на постоянной основе. Она может быть полезна для компаний любого размера, от малого бизнеса до крупных предприятий.

Удаленная бухгалтерия особенно полезна для компаний, которые хотят сократить затраты на содержание собственного бухгалтера и оптимизировать бухгалтерские процессы. Она может также быть полезна для компаний, которые располагают филиалами или имеют децентрализованную структуру, так как позволяет осуществлять бухгалтерские операции в разных городах или даже странах без необходимости нахождения бухгалтера на месте.

Удаленная бухгалтерия также удобна для компаний, которые хотят оперативно получать отчеты и финансовую информацию, так как большинство удаленных бухгалтеров предлагают онлайн-доступ к данным и возможность получения актуальной финансовой информации в режиме реального времени.

Кроме того, удаленная бухгалтерия может быть полезна для компаний, которые хотят обеспечить высокую конфиденциальность и безопасность информации, так как при удаленном обслуживании данные обычно хранятся на защищенных серверах и к ним имеют доступ только авторизованные лица.

Поэтому, удаленная бухгалтерия может быть оптимальным решением для большинства ООО, особенно в современных условиях, когда удаленная работа становится все более распространенной и востребованной.

Процесс аутсорсинга бухгалтерских услуг включает следующие основные этапы:

1. Оценка требований и согласование области работ: клиент и аутсорсер обсуждают объемы и типы бухгалтерских операций, которые будут переданы на выполнение, а также формируют соглашение о конфиденциальности и работе.
2. Передача необходимых документов: клиент передает копии необходимых бухгалтерских документов, таких как банковские выписки, квитанции, платежи и т.д., аутсорсеру.
3. Постановка системы учета: аутсорсер создает схему учета для клиента в соответствии с его требованиями и нормативами.
4. Ежедневное ведение бухгалтерии: бухгалтерские операции выполняются согласно установленным процедурам и методам. Это включает обработку кассовых операций, выписку счетов, учет начисленных и уплаченных налогов, составление отчетности и т.д.
5. Контроль качества: аутсорсер обеспечивает проверку и контроль качества бухгалтерских операций, чтобы обеспечить точность и полноту информации.
6. Отчетность и анализ данных: аутсорсер составляет и предоставляет клиенту отчеты о его финансовом положении и результативности. Также может быть произведен анализ финансовых показателей для принятия управленческих решений.

Стоит отметить, что «виртуальные» бухгалтеры работают с клиентами удаленно с использованием онлайн-сервисов и специальных программ для обработки данных. Клиенты могут связываться с аутсорсером по телефону, электронной почте или через онлайн-чаты. Существует различные модели аутсорсинга, включая полный аутсорсинг, частичный аутсорсинг или аутсорсинг определенных бухгалтерских задач.

Вопрос о том, что лучше - аутсорсинг или штатный бухгалтер, зависит от конкретных обстоятельств и требований организации. Это может быть выгодно, если у организации нет необходимости в полноценном штатном бухгалтере или если нужны специализированные услуги.

Преимущества аутсорсинга:
1. Сокращение затрат на обучение и налогообложение работников.
2. Гибкость - можно легко изменить объем работ или услуг, в зависимости от потребностей организации.
3. Экспертное знание и опыт - аутсорсинговая компания обычно имеет большой опыт и знания в сфере бухгалтерии.

Недостатки аутсорсинга:
1. Отдаленный доступ к финансовой информации может вызывать опасения в отношении безопасности данных.
2. Отсутствие постоянного присутствия и связи с бухгалтером может затруднить обмен информацией и согласование важных вопросов.

Штатный бухгалтер, наоборот, работает непосредственно в организации и может быть более привязан к ее потребностям и процессам.

Преимущества штатного бухгалтера:
1. Доступность и постоянное присутствие - бухгалтер всегда доступен для коммуникации и сотрудничества внутри организации.
2. Глубокое понимание бизнес-процессов и потребностей компании.
3. Более прямое управление и контроль над бухгалтерскими данными.

Недостатки штатного бухгалтера:
1. Высокие затраты на зарплату, налоги и обучение.
2. Ограниченность опытом и знаниями только одного человека.

Чтобы найти и выбрать лучшую аутсорсинговую компанию, рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Определите свои потребности: определите, какие конкретные услуги или функции вы планируете передать на аутсорсинг. Уточните свои цели, бюджетные ограничения и временные рамки.
2. Исследуйте рынок: проведите исследование рынка аутсорсинга, чтобы определить наиболее релевантные и квалифицированные компании. Интернет, отзывы клиентов и рекомендации могут помочь вам составить список потенциальных компаний.
3. Оцените опыт и репутацию: изучите опыт, навыки и квалификацию аутсорсинговых компаний, проверьте их репутацию и историю успешных проектов. Сомнительные рекомендации, негативные отзывы или отсутствие опыта могут быть красными флагами.
4. Оцените коммуникационные навыки: обратите внимание на коммуникационные навыки компании, их отзывчивость, готовность к сотрудничеству и степень понимания ваших потребностей. Хорошая коммуникация является важным аспектом успешного сотрудничества.
5. Сравните цены: запросите предложения от нескольких компаний и сравните цены. Убедитесь, что цена соответствует качеству предлагаемых услуг и что она укладывается в ваш бюджет.
6. Попросите референции: свяжитесь с предыдущими клиентами компании и запросите референции. Узнайте о их опыте работы с данной компанией, качестве услуг и уровне удовлетворенности.
7. Проведите собеседования: организуйте собеседования с несколькими потенциальными компаниями, чтобы более подробно обсудить свои требования и ожидания. Сравните их ответы, проактивность и готовность к сотрудничеству.
8. Учитывайте местоположение: учтите местоположение компании и возможные проблемы, связанные с разницей во времени. Это может повлиять на коммуникацию и сроки выполнения проектов.
9. Подпишите договор: после выбора подходящей компании, заключите договор на оказание бухгалтерских услуг, в котором укажите все условия сотрудничества, сроки, цены и другие важные моменты.
10. Установите механизм контроля и эффективного взаимодействия: продолжайте следить за работой выбранной аутсорсинговой компании и поддерживайте регулярную коммуникацию, чтобы обеспечить эффективное сотрудничество.

Два важных момента, которые должны быть включены в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг:

1. Обязанности по охране конфиденциальности. Договор должен содержать положения о том, что исполнитель обязуется сохранять конфиденциальность всех информационных данных и финансовой информации клиента. Также должны быть определены меры безопасности, которые исполнитель будет принимать для предотвращения несанкционированного доступа к информации.
2. Условия по обслуживанию и контролю качества. Договор должен содержать детальное описание условий, связанных с оказанием бухгалтерских услуг, включая сроки предоставления отчетности, методы связи между исполнителем и клиентом, а также процедуры контроля качества предоставляемых услуг. Важно установить, какие стандарты и требования должны быть соблюдены исполнителем, чтобы гарантировать качество и точность работы.

Для контроля ведения бухгалтерского учета сторонней организацией, можно применить следующие методы:

1. Установить четкие и детальные требования к организации, в том числе требования к отчетности, срокам предоставления отчетности, форме отчетности и т.д. Эти требования должны быть описаны в договоре или соглашении между вашей организацией и сторонней организацией.
2. Проверять и анализировать отчетность, предоставляемую сторонней организацией. Это включает анализ финансовых отчетов, проверку соответствия предоставленной отчетности требованиям и стандартам бухгалтерии.
3. Вести постоянный контроль и обратную связь со сторонней организацией. Регулярно обсуждайте и анализируйте отчетность, проводите встречи или конференц-звонки для обсуждения финансовых вопросов и убедитесь, что сторонняя организация выполняет свои обязательства в соответствии с договором.
4. Проводить аудит бухгалтерской отчетности сторонней организации. Аудит позволит проверить точность и достоверность предоставленной отчетности.
5. Использовать программы и системы автоматизации бухгалтерского учета, чтобы упростить контроль и облегчить обмен информацией с сторонней организацией.
6. Найти альтернативные источники информации. Если у вас есть подозрения о недостоверности или несоответствии предоставленной сторонней организацией отчетности, можно провести дополнительные исследования, используя другие источники информации, такие как банковскую отчетность, выписки по счетам и т. д.
7. Необходимо также регулярно обновлять и контролировать межорганизационные правила и процедуры, чтобы убедиться, что они соответствуют текущим стандартам и требованиям бухгалтерии.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии в России могут значительно различаться в зависимости от ряда факторов, включая масштаб бизнеса, объем финансовых операций, сложность бухгалтерской отчетности, требования заказчика и уровень квалификации бухгалтеров.

Обычно аутсорсинг бухгалтерии предлагается в формате месячной фиксированной ставки или на основе оплаты за отдельные услуги. В среднем цена на аутсорсинг бухгалтерии в России составляет от 30 000 до 150 000 рублей в месяц. Однако конкретные цены и условия могут существенно варьироваться в зависимости от региона, компании-провайдера и формы оказываемых услуг.

Независимо от размера и характера вашего бизнеса, мы можем удовлетворить все ваши потребности в вопросах комплексного сопровождения бухгалтерии организации, от организации бухгалтерского учета до подготовки и сдачи отчетности в контролирующие органы. Чтобы заказать услуги аутсорсинга, вы можете направить запрос на предоставление коммерческого предложения (КП) по электронной почте «GL Group Consulting» – hello@glgroup.su или позвонить по телефону 8 (800) 555-38-12 – консультация эксперта GL Group, бесплатно!